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    KBS知识管理系统功能介绍
    时间:2008-04-24 15:14 发布者:信息化中心 阅读:1592

    知识管理系统框架

        KBS知识管理系统的应用框架可分为三个层次:功能定义、功能分解、功能实现。其中功能定义包括三个部分,分别是知识资产清点、知识资产编目、流程管理。功能分解包括六个主要部分,分别是知识资产采集、知识资产传递及利用、知识资产创新、教育培训、效益分析和知识资产保护。(系统应用框架见后)

    系统主要功能说明:

    知识资产定义
       
    知识资产定义是KBS整个知识管理策略的关键部署,提供了一个能够高效率实施知识创建、共享、创新和协作所需基本要素的集成平台,具体包括功能强大的知识清点工具、内容编目工具、流程管理工具,能够管理个人、团队信息与活动的知识门户和应用集成工具包,具有专门技术定位、用户情况概要和协作流程管理功能,是众孚Kbs公司关于“人”(专门技术地点)、“地点”(门户)、“物”(内容目录)在内的全面知识管理策略下的企业知识管理的门户。

    知识资产清点
        要通过知识管理促进企业白领阶层生产率的提高,首先必须清点企业内部的知识资产。这种知识清点的对象是全体职工和数据库。因为企业内部的知识资产,一部分存在与职员的头脑中,而销售信息等数字类的知识则主要存在于计算机的数据库中。如果实验报告等以纸的形式保存在图书馆里,它们也是检查的对象。
        通过这种知识清点,企业内部什么样的知识分布在什么地方也就一目了然了,同时也能了解公司内缺少的知识是什么。由此便可绘制知识图使企业内部的知识状况清晰可见。
        接着,参考已作好的知识图把掌握着重要知识的人挑选出来组成专家网。这些人被登录在企业的专家网络图内,允许最终用户容易地发现和获取与某一主题相关的信息和应用,确切知道组织机构内与该主题相关的行家里手的所在位置,并能有关咨询。现在已经出现了这样的尝试。进入公司的年轻的职员有工作热情,但是缺乏经验和人际关系网,但是以正退出第一线的为数众多的一代人为核心的职员却拥有丰富的经验和人际关系网。双方利用电子邮件和电子会议方式进行知识传递。而且,专家还可以包括退休人员和各种专家、消费顾问等,不一定非是公司职员不可。
        这样,通过知识清点绘制出的知识图和专家网络图将作为整个知识管理的主要线索。

    知识资产编目
        内容编目工具能够根据标题、主题等主要检索方式对文本资源建立全文检索、编制类目,同时根据新的内容和使用情况自动地进行更新和维护。容许最终用户能够通过兴趣、任务和工作重点等多种检索方式组织管理个人和团队的知识资产。

    流程管理
        工作流自动化和规范化在知识管理中扮演着重要角色,它在在以下两个方面尤其适合于知识管理的需要,一是知识创新和采集,另一是知识发布。例如,在知识创新和采集方面,你也许需要投入很多精力来整理来自竞争对手的信息,因为采集到的信息需要专家进行分类、分析和过滤以后,才能作为有价值的知识被广泛使用,而工作流自动化能够使这些周期性的日常事务更快、更有效地完成。我们可以设想一个协作工作组,这个工作组在工作过程中创造了许多知识,我们可以运用工作流自动化,把指派任务、任务跟踪、通知和情况汇报等职责流程都通过工作流实现,这对增强和管理工作组的知识创新都有十分重要的作用。    第二方面是知识发布,以简单的Web出版为例,它完全不同于书面出版要求内外部文档、新资源、项目名册和进度表都需要编入索引,转换成普通Web形式,这个出版链也许包括多个部门之间的工作协调。因此,工作流电子化、规范化能够把这些日常任务串连起来流程化,有效加快流转速度。

    知识资产采集
        知识资产采集可以把各种各样的信息资源,如电子资源,纸介质资源,语音资源和数据库数据等收集到数据仓库内进行分类整合,使之能够为众人共享。
       
    它主要从以下两个方面获取知识,一是对企业现有知识的采集,另一是来自对“隐性”知识挖掘和捕获。例如,通过把企业现有研究资料、客户资料、竞争对手资料收集并创建文件然后输入知识仓库进行知识加工;第二方面,通过对创新、教育培训等过程的跟踪、调查得到用户的反馈,从中提取出对企业有意的知识并录入知识仓库进行知识加工。知识的加工处理就是指对知识进行分类、分析、整理和提炼,形成对组织有价值的知识。

    电子资源采集
        电子资源采集包括企业内部的异构数据库、项目文档、外部Internet资源等。

    异构数据库资源采集
        异构数据库资源采集主要是指,通过对.Net文档数据库的导入及Sybase、Oracle、SQL等异构数据库的查询操作,获得所需的文档和数据,然后利用语意分析和数据挖掘等分析手段,提取有用的信息和知识的过程。

    项目文档资源采集
        文档是企业至关重要的资产,对此几乎没有人会提出争议。随着Internet标准的广泛采用,为跨机构、跨地域的文件访问与协作提出了空前的要求,同时它作为知识载体普遍从在于企业各个角落。如何在满足企业对分布式环境下跨部门协作的文件管理的同时,实现从文档中发现所包含的显性知识是众孚Kbs知识管理的基矗因为,这正是Lotus Domino/.Net在文档管理方面的独到之处。

    WWW资源采集
        通过,可将Internet信息资源融汇于系统中,为本系统提供了巨大、广泛的信息资源。根据企业知识官(CKO)的定义,通过接入Internet,自动采集所需要的WWW信息,进行分类管理,并提供给局域网内部其他用户浏览使用;可实时或定时地自动更新Internet获得的WWW信息,提供对信息的全文检索和访问的权限控制等。

    其他资源采集
       
    其他资源采集主要是指,对于象语音、图象等不同媒体资源的采集。

    知识资产的传递利用
        与其他资产不同,知识不具独占性,即把你的知识传送给别人后,你还拥有这种知识;甚至通过互动,你的知识还会增加。在这一问题上,知识与货币有相似之处---只有流动起来,人类的知识才会不断丰富,从而发生价值增值。相反,如果知识像一潭死水一样不进行流动和更新,那么很可能对组织的发展毫无用处。知识还带有主观色彩,即对一个人毫无价值的东西,对另一个人却可能是宝贵的。对于一个组织来说,通过知识的传播与共享,就可以使组织的知识增值。

    知识搜索
       
    搜索有主、被动之分。主动,指搜索引擎。被动,指按分类导航查询。搜索范围包括Internet和Intranet。其结果是从一点可以访问多种数据存储,企业可以连续的访问内部和外部数据,提高公司和商务合作伙伴的通信,增加现有知识员工的工作有效性和参考资料的范围。

    订阅、推荐
        知识订阅是指容许最终用户按照兴趣、任务和工作重点等多种方式主动订阅知识,他将定期按时得到有关这些类目的所有最新知识,并且可根据需要及时地更换订阅内容或退顶某些内容。
        知识推荐是指企业知识官(CKO)根据知识库中被阅读频度较高的知识,把文章推荐给相应的兴趣组的一个过程。

    内部刊物
        实现企业内部知识和信息的传递,它不同于知识推荐之处就在于它更强调了企业的管理行为。包括有关企业活动的新闻、事件、报告、演讲和各种活动通知。这项内容每周更新一次,在事情较多时更新更为频繁。

    外部传播
        建立与客户的良性互动,在项目运行中,重视与客户共同工作,共同学习,花大力气挖掘客户隐含的关键性知识知识,协助他们编码化,以实现企业内部经验与知识的共享;发现和培育客户方的增长型人才,以协助企业实现内涵式增长。
        注重咨询工作的动态性,除完成咨询报告外,同时以推荐管理经验、联系培训、推荐专家等方式使客户接触新知识,帮助客户与专家及研发机构、信息机构建立关系,协助企业建立与形成相关的知识网络。

    公告
        一种及时更新、便于维护的建议,小经验等信息的“张贴白板”。

    知识资产创新
        这是知识管理的最终落脚点。知识只有作用于实践,才能给人们带来价值。同时,也只有通过在实践中的不断扬弃,知识才能不断更新,适应人类改造世界的需要。一个组织能否充分利用组织的知识,能否不断地创造出新的知识,进行知识更新,将是其能否成功的关键因素。而人信息技术的突破和不断完善必将为知识的使用打开前所未有的局面。

    电子论坛
        简单说来,电子论坛能够正确关联“内容”与“人”,提供一个把人和内容紧密结合在一起的虚拟协作场所,在这个协作场所中,一方面最终用户可以很容易地获取所需的知识,很快地与专家交流,而无论这些知识和专家位于何处,只要能够通过网络相连,他们都共同置身于虚拟的协作环境中,实现高效率的协作,充分利用企业知识和专家丰富的经验从容应对紧急事件。
        另一方面,在存在时差和空间距离的情况下,可通过个召开电子会议来实现异地项目协作,提高各项目成员的工作效率。
        在这样一个积极而又坦率的协作场所内,人的知识不断膨胀并产生新的想法,因此知识得到迅猛得发展,进而产生创新。

    BBS
        可以在公告栏上发布公司的规章、业务操作规范、业务经验等,让公司员工都能够及时了解公司的运作情况,吸收公司的共同经验和知识。BBS是一个更广意义上的讨论区,员工可以在BBS上讨论各种问题,或者是对某些问题发表看法。BBS提供了一个展现各种思想的舞台,这使得员工能够借鉴别人的想法和知识,利用交叉的知识来达到自己的目标。

    教育培训
        作为用于实现知识管理策略的工具之一,能够通过有效手段培训员工,提高员工素质,共享企业内部有用信息和经验。其核心思想是:将知识直接作用于提高企业产量、效率和竞争力。

    课程安排
        知识图制成后,一方面公司内什么样的职员掌握了什么样的知识,他们希望向什么方向发展,这些将变得越来越清楚。另一方面公司内的薄弱环节和知识不足部分便暴露出来。这就需要通过从外部引进经验、进行教育研究等方式来加以弥补。今后,在把职员培养成知识工作者方面,教育和培训是极为重要的。

    教室学习
        “上课”的地点。学生在其中由老师执导进行学习,更重要的是教室是一个讨论的园地,创造一个包括教师在内的讨论氛围。

    教育评估
        开设课程的教师在其中对参与该课程的学生进行评估,根据学生的作业成绩、考试成绩等。

    效益分析
        该系统通过对知识管理具体过程(例如,利用、创新、教育)的被动跟踪和主动调查,进行统计和分析后得出例如,什么样的知识对企业是有用的重要的,知识的创新来自哪里、教育计划的实施效果如何等这样一些量化的指标,实现对于企业知识资产这一无形资产的评估。将其作为CKO分析知识的利用率和创新评估的重要依据之一。

    知识跟踪
        收集知识资产的利用过程当中或之后的影响或结果。

    实际效益贡献评价
        实际效益贡献评价主要指知识资产作用于企业商业运营过程之后,所产生的实际贡献的定量指标评估。

    知识资料价值评价
        知识资料价值评价是指在知识库的维护过程当中用于评估某一知识资料在增进知识的积累、增进知识的内部共享和外部交流程度三个方面的定量指标。

    创新统计评价
        统计评价是指通过对一个创新被动跟踪和主动调查之后的出它对专业人员能力、内部结构能力、外部结构能力三个方面的影响。
        专业人员能力:是指专业人员在各种情况下创造有形资产和无形资产的能力。
        内部结构能力:包括专利、概念、模型、计算机系统和行政管理体系待,是由员工创造而由企业所拥有。此外,企业文化或企业精神亦属内部结构能力。
        外部结构能力:是指企业与客户和供应商的关系,以及商品名称、商标和企业声誉或形象等。

    创新激励机制指标
        创新激励机制指标是指依据创新统计评价的结果,为帮助企业在实施激励机制时提供的一些量化指标。主要目的就是鼓励员工写下自己了解的东西,并把所生文件存入电子数据库。

    知识保护

    专有知识资产
        知识资产保护是指,对企业的知识产权、专利产品、商标、客户资料等知识资产的管理。

    用户管理
       
    在这个子模块中可以新增用户,设置用户访问权限,查询用户基本信息。

    安全管理
        安全管理主要有两个方面,一是应用级安全,第二是操作系统级安全。
        从应用级来讲知识共享并不意味着所有知识和所有用户都是均等的,通常情况下,知识创新首先是由某个知名的、可信赖的团体集本讨论或是由研究人员提出的某种创意,然后才广泛地与他人共享。该系统提供了灵活的安全机制,在同一数据库中的不同文档,甚至是同一文档中的不同部分都可以用不同的密级进行安全保护,从而能够很好地保护小组、部门或整个公司的文化和动态。
        从操作系统级来讲在网络上运行的应用,其数据安全性要求是必然的,因为应用级安全防范并不能防止操作系统级的入侵。特别是在网络联入Internet网的情况下,更要强调内外网间设置访火墙限制外部的访问的重要性。 

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