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    慢性组织胶合症治疗——朝气蓬勃的组织系统
    时间:2008-05-26 10:19 发布者:佚名 阅读:5305

    ◇  一味扩充编制不可能使企业朝气蓬勃
        企业的骨骼病是一种慢性组织胶着病。它的症状包含:“组织偏执症”、“组织改革中毒症”、“理解型行动不随意症”、“应用动作不适应症”……等等。
        此疾病往往会令人忽略,甚至令人误会为只要骨骼好就是“身体好”。大企业嘛,骨骼当然好,而把中小企业的骨骼认为不够重,不够份量……,这是本末倒置的想法。骨骼和规模大小是无关的,绝对不能说因为是中小企业,所以骨骼较细比较好,或较脆弱才适合身份。另一个重要的观念是,企业经营容易因“组织单位的编制”而分心,一提起有朝气的组织,就联想到非改变组织单位(部、科、班、室、局等)不可单纯见解。就组织策略而言,也无法使组织富于蓬勃的朝气,更未必因此就能提高业绩!
        关于这一点,前面曾经说过,骨骼(组织)本身具有原始机能,而这机能就是由它来保护内脏。企业的组织具有保护相当于内脏器官的各部门的任务,其主要任务分列如下:
        (1)组织单位的编制;
        (2)确立指示系统与命令系统;
        (3)确立报告(信息)系统;
        (4)明确划清业务分担界限;
        (5)适当分派人事;
        (6)明确划清职务分担界限;
        (7)权能的分层负责;
        (8)确立业务管理系统;
        (9)确立会议机构;
        (10)确立营运制度。
        上列组织的十大任务中,第一项是属于业务实务,另外九项则是建立组织架构的先决条件,综合这十项才成 “业务机构”。而治疗“慢性组织胶着病”时,必须特别留意这十个项目。

    ◇  要检查组织单位的构成时,必须回溯到公司业务雕型期
        检查组织单位的构成时,如果能回溯到公司业务的雕型期,那就比较容易判断。公司业务和规模大小无关。
        1. 经营者业务
        这是谋求己方公司得以继续生存的业务,也是在社会上所扮演的角色、经营方针、经营策略、经营计划以及其他经营上重要事项的最高决策性业务,是由其结果负起最高责任的业务。公司的营运效率是否高昂?能否维持、成长、发展?这些都关系到担任此业务者(经营者)的能力。
        2. 缔造直接收益业务
        企业的目的在于获得收益,而收益则是通过购买、制造、营销等业务获得的。
        常言道:“求利于源”,只要能采购到价廉物美的货色,就等于是获得收益了。
        制造(生产)是运用资料部门和采购部门所提供的信息和物料制成的业务,缺少了这个环节,销售部门就无法作业了,生产过程中如果降低成本,那么就可以直接获得收益了。
        销售是把所制成的产品运用各种销售技巧送到需要的商店、消费者身边,并且把货示收回来。至此,我们可以了解一个企业的经营(尤其是制造业)必须先投资采购和制造等宝贵贩资金,然后把适当的利润加在产品上,经由销售来完成经营的任务——获取收益。因此,“采购、制造、销售”可说是三位一体的业务,任何一项掌握不当,都无法有效产生收益!
        3. 缔造未来收益业务
        虽然它不象采购、制造、销售等业务般可以产生直接收益,却是一种能产生未来收益的研究、开发、技术等业务。将营运重点放在缔造未来收益业务的企业,今天即使处于低成长时期,依然能够不断的发展新商品,积极创造时机,以获得高业绩。
        4. 缔造间接收益业务
        缔造间接收益业务有:管理经营资源——“人、物、财”的业务,与缔造直接收益业务或缔造未来收佃业务相关的事务处理业务。例如文书、统计、登帐、计算、保管、交涉、调查、传达等各项业务。
        这种缔造间接收益业务所扮演的角色也十分重要,但是当企业尚处于小规模经营阶段,其重要程度就会相对的降低。
        无论如何,经营者必须长期专注于直接收益业务的缔造,否则无法使企业稳定成长,也唯有使缔造直接收益业务顺利营运,加上缔造间接收益业务的密切配合,才能增加缔造未来收益业务的份量。

    ◇  顺应时代潮流的“按策略性产品市场编制的组织”及“矩阵组织”
        1. 职能性组织编制法
        若将经营者业务以外的三大业务直接剖析,就变成“职能性组织的编制法”了。例如:“采购部”、“制造部”、“销售部”(以上是缔造直接收益业务的部门)、“研究室(所)”、“开发室(部)”、“技术部(室)”(以上是缔造未来收益业务的部门)。剩下来的通常是以“事务所”或“总务部”总括。若将总务部中的职能详细区分,则分为“总务”、“人事”、“经理”、“财务”、“管理”、“企划”、“庶务”等。
        一般认为此“职能性组织编制”在营运遭遇冲击时非常有效。纵使免不了或多或少的损兵折将,只要各部门积极努力,全神投入,共同拓展业务,最后将和销售额的成长有连带关系。
        2. 机能性组织编制法
        此编制法必须从横切面来剖析三大业务的机能,也就是说将缔造间接收益业务、缔造直接收益业务、缔造未来收益业务加以横切为“利益管理”、“品质管理”、“成本管理”、“交货期管理”、“才能开发管理”、“业务推进管理”……等,以进行各种机能的组织编制。
        3. 按策略性产品市场区分的组织编制法
        这种组织编制法也是横切的,和“机能性组织编制”大同小异,所不同的是它的阶段逐渐逼近实务。遇到无法正确掌握消费者或商店所需求的商品时,总不能象高度成长期那样如法炮制的“为了要求物美价廉而大量生产”!必须以“多样少量”的方式,制造富于个性的商品,以及其他公司缺少的商品。由这个观点,集结“人、物、财”担任者、“文书、企划、统计、交涉等”担任者、“采购”担任者、“制造”担任者、“销售”担任者、“技术、开发、研究等”担任者,按照主题(产品市场)的不同各自编成小组。因此,如果按照过去把这些组织单位分别称为“部”、“科”,那就太不切实际了,因为该小组并不属于“部”、“科”那种阶段性的组织编制,每一小组都是独立的组织。
        4. 矩阵组织编制法
        这是利用前项“按策略性产品市场区分的组织编制法”所编制的组织单位(小组),和“职能性组织编制法”所编制的组织单位(部、科)互相交织成宛如格子一样的组织。例如:制造部依“按策略性产品市场区分的组织编制法”成立“A小组”,而技术部也选派一位成员投身此小组之中。这位技术担任者当然是在A小组的小组长指导下工作,但同时也必须听从技术部的指挥行事。也就是说这位技术担任者有两个上司,可是这两位上司的职务以及权限区分得很明确,不至于混淆。A小组领导者(小组长)有制造市场需求的新产品的完全责任;而技术部最高主管的职责是提供制造新产品所必需的技术。具体而言,就是要遵照技术部指示的技术来进行A小组的作业。
        此组织编制在无法明确掌握消费需求的时代,多由营业和技术智囊团通力合作,所以遇到必须详细调查产品市场,进而发掘市场时,可发挥无比的威力。

    ◇  必须选择与“经营安全率”相称的组织编制法
        这里列举应该如何检讨组织单位构成的要点:
        (1)切莫让目前最弱的部分更弱下去!
        (2)务必更强化目前最强的部分!
        (3)进行损益计算,借以了解目前应补弱为强,或应再强化强的部分,两者互相比较之后,进一步评断以何者为上策。
        (4)必须从现在起立刻准备将来一定会成为需要的部分!
        (5)组织编制作业不但要考虑己方公司的管理效率,同时也必须为顾客设想,加以考虑!
        (6)不要错过投入第一流人才的时机!
        那么,该在什么样的状态下做好组织编制呢?其方法因见解与剖析法之不同而不同。其中有一个见解非常重要,就是要建立曾经在脏病治疗法那一项所提示过的,和“经营安全率”相称的组织。
        (1)象限(点)的关键在于采取积极性攻势,所以和这策略相称的组织编制,应以“中能性组织编制”较为理想,因为这种编制基本上是“攻击型”、“成长型”的结构!
        (2)效果(线)的关键是“市场转变”或“重建推销力”。如果经营方针是按照这样的拟定的,那么组织也必须因应经环境或方针适时更改。因此,2次元的组织可能必须采取“按策略性产品市场区分的组织编制”或“机能性组织编制”,甚至必须更换营业负责人!
        (3)象限(面)的关键主要是在“缩减固定费”方面。如果经到这种田地,才采取“职能性组织编制”已无济于事。再说,就算是采取“按策略性产品市场区分的组织编制”,也无法有效运用在经营的基本方针上。
        遇到这种情况时,原则上必须以“机能性组织编制”为依据,以少数人作有效运用。举个例来说,管理业务如果按照“总务部”、“人事部”、“经理部”、“财务部”分工,那么以“缔造间接收益业务”为准则,尽可能设法挽留有能力的人。同理,营业部也必须发掘出能够搜集“重要主顾”的人才并委以专任职务。关于制造部门,要剔除主力产品以外的产品,以防止主力商品缺货的现象。其他,如品质方面,必须做好防止客人抱怨、品质不良等万全的准备。
        (4)象限(空间)的经营方针是“强化内部体制”。这是以财务为中心而谋求修正经营轨道的做法,所以也必须编制能因应此目的的组织。在这种状况之下,宜将重点放在“机能性组织编制”。例如,“利益管理”、“经费管理”、“成本管理”、“销售额管理”等等,都必须彻底分析自己所拥有的各项资产对销售额附加价值额有多大的贡献,然后提示应该如何应付,并且尽可能早一点把目标放在提高“资金安全率”上。
        如果认为只要做好组织单位的编制,企业经营就会顺利营运,这种想法是“组织改变中毒更深人的现象之一,它只会使该组织单位更恶化,无法再期待它的功能。

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